Sagsbehandling, visitation og klagemulighed

Der er to visitationsudvalg; skolevisitationsudvalget og dagtilbudsvisitationsudvalget.

Begge visitationsudvalg er bredt sammensat af fagfolk, som tilsammen har indgående kendskab til de faglige områder, som indgår i vurderingen af, om et barn eller en ung har brug for et specialiseret tilbud.

Visitationsudvalgenes rolle er, at træffe afgørelse i sager hvor et barn eller ung kan have brug for et specialiseret skole- eller dagtilbud.

Visitationsudvalgene behandler også klager over disse afgørelser. Udvalgene kan enten fastholde afgørelsen eller give klager helt eller delvist medhold. Hvis ikke klager får helt medhold sendes klagen automatisk videre til den rette klageinstans.

Når udfaldet af sagen bliver besluttet på et møde i visitationsudvalget, kan alle deltagere blive i lokalet. Alle beslutninger skal kunne forklares og begrundes konkret overfor alle deltagere. Det er altid formanden for udvalget eller stedfortræder for formanden, der fremsiger afgørelsen og begrundelsen. Hvis forældrene ikke deltager i udvalget, modtager de en opringning umiddelbart efter mødet.             

Trin 1: Tværfaglig vurdering af barnets behov

Før en sag forelægges et af visitationsudvalgene har der været en forudgående vurdering af barnets behov, som er sket i tæt samarbejde mellem forældrene og de professionelle omkring barnet.

Der er et tværfagligt samarbejde om barnet, som er ledelsesmæssigt understøttet af lederen på barnets skole.

Barnets behov og hele sagen er belyst og vurderet af de berørte faginstanser og samlet set tager de højde for barnets rettigheder, muligheder og trivsel, inden sagen forelægges udvalget.

Trin 2: Skole eller dagtilbud udarbejder beskrivelser til udvalget

På skoleområdet udarbejder PPR en pædagogisk psykologisk vurdering (PPV), som ligger til grund for den indstilling, som visitationsudvalget skal behandle.

På dagtilbudsområdet udarbejder dagtilbuddet de nødvendige beskrivelser af barnet, som danner grundlag for drøftelsen i visitationsudvalget.

Forud for forelæggelsen i et af udvalgene er familien tydeligt oplyst om vurdering, indstilling og proces for beslutning.

Trin 3: Mødet afholdes 

Når et barns sag skal behandles på et møde i visitationsudvalget er både ansvarlige fagfolk og forældre inviteret med. Der er desuden mulighed for at invitere andre relevante fagfolk med.

Alles perspektiver på barnets trivsel og muligheder er relevante, derfor er beskrivelser og vurderinger af nuancer og kompleksitet velkomne og ventede på visitationsudvalgets møder.

Forældre bliver altid tilbudt at deltage i udvalgsmødet og bliver orienteret om, at de kan tage en bisidder med.

Det er formanden, der har ansvaret for at mødet forløber på en respektfuld og inddragende måde.   

Trin 4: Afgørelsen fortælles altid mundtligt først

Når udfaldet af sagen bliver besluttet, får forældrene altid afgørelsen og begrundelsen at vide mundtligt på mødet, hvis muligt. Deltager forældrene ikke ved mødet, modtager de en opringning umiddelbart efter mødet. Udvalget gør sig umage med at formidle afgørelsen og begrundelsen på en konkret og letforståelig måde over for alle deltagere.

Afgørelsen sendes desuden via digital post senest 10 dage efter mødets afholdelse.

Skolevisitationsudvalget består af disse medlemmer:

• Iben Hellvik, myndighedschef Børn og Familie, formand
• Julie Rantzau, leder af PPR psykolog er, stedfortrædende formand
• Camilla Kops Bessel, afdelingsleder for E-sporet på Skovlyskolen
• Søren Wadt, skoleleder på Skovlyskolen
• Rene K. Schmidt, afdelingsleder Dronninggårdklasserne
• Asger Jacobsen, inklusionskonsulent
• Pernille Bonde, administrativ medarbejder

Dagtilbudsvisitationsudvalget består af disse medlemmer:

• Iben Hellvik, myndighedschef Børn og Familie, formand
• Malou Olsen, leder af PPR fys/ergo, stedfortrædende formand
• Lisbeth Porsborg, pædagogisk konsulent i dagtilbud
• Hanne Engkvist, områdeleder, dagtilbud

Når du modtager en afgørelse fra et af visitationsudvalgene, så har du altid ret til at klage inden for fire uger.

Du kan klage ved at kontakte Social Myndighed og Rådgivning i Rudersdal Kommune på enten mail eller telefon. Der er ingen krav til, hvordan du klager. Social Myndighed og Rådgivning vil efterfølgende tage stilling til, om afgørelsen fastholdes. Hvis afgørelsen fastholdes, indsender kommunen klagen og relevante sagsakter til Klagenævnet for Specialundervisning.

Klage skal indgives inden fire uger

Forældre har en frist på fire uger for at klage. Klagefristen regnes fra det tidspunkt, hvor I har modtaget afgørelsen. Social Myndighed og Rådgivning skal have modtaget jeres klage inden fristens udløb. Selvom I klager over afgørelsen, skal afgørelsen som udgangspunkt følges, indtil Klagenævnet for Specialundervisning har truffet endelig afgørelse i sagen.

Klage kan have opsættende virkning

I særlige tilfælde kan klagen dog tillægges opsættende virkning, så afgørelsen ikke skal følges, før klagesagen er afgjort. I skal anmode om opsættende virkning hos Social Myndighed og Rådgivning. Reglerne om klageadgangen findes i § 51 i folkeskoleloven.

Se mere om love og regler for folkeskolen:

Børne- og Undervisningsministeriet

Du kan henvende dig til Børn og Familie på telefon 46 11 41 41 eller VIA FORMULAR såfremt du ønsker at søge aktindsigt. Kommunen har syv dage til at behandle din anmodning, og du vil få akterne fremsendt via e-boks.

Partshøring er kravet om, at en der er part i en sag, fx forældre med forældremyndighed eller en ung over 12 år, skal høres og have mulighed for at komme med udtalelse, før der kan træffes afgørelse i en sag hos en offentlig myndighed. 

Dette gælder f.eks. når der modtages en underretning.

Den eller de, som har forældremyndigheden, bliver kontaktet hurtigst muligt med en orientering om indholdet af underretningen og mulighed for en såkaldt partshøring.

For at afgøre om et barn eller en ung har behov for støtte, afholder vi en børnesamtale. Børnesamtalen er barnets eller den unges mulighed for at have indvirkning på egen sag. Oftest vil kommunen lave en aftale med både barnet og forældre forud for samtalen. Indimellem kan hensynet til barnet eller den unge dog gøre, at samtalen finder sted uden forældrenes viden. 

Hvis kommunen vurderer, at der muligvis er behov for særlig støtte til et barn, undersøges barnets situation nærmere. Det kaldes en børnefaglig undersøgelse, og er i henhold til lov om social service § 50. Undersøgelsen skal vurdere, om der er behov for særlig støtte til barnet/familien, samt hvilken støtte, der kan hjælpe bedst muligt.

Undersøgelsen foregår i samarbejde med forældre og barnet. Vi ser på barnets udvikling og adfærd, familieforhold, skoleforhold, sundhed, fritidsforhold, venskaber, mv. Efter aftale med forældrene, taler vi også med andre personer omkring barnet, fx en lærer, en pædagog eller familie.

Hvis der er alvorlig bekymring for barnets sociale eller sundhedsmæssige forhold, kan vi i særlige tilfælde iværksætte en børnefaglig undersøgelse uden forældrenes accept.

Frist for børnefaglig undersøgelse

Den børnefaglige undersøgelse skal ifølge loven være færdig senest fire måneder efter, at kommunen har modtaget en henvendelse om, at nogen er bekymret for et barn. I særlige tilfælde kan barnet/familien få støtte, inden den børnefaglige undersøgelse er færdig.

Hvis den børnefaglige undersøgelse viser, at der er behov for særlig støtte, udarbejdes en handleplan. Handleplanen beskriver formålet med støtten, konkrete mål for støtten, og hvordan der skal arbejdes for, at barnet kan udvikle sig og trives.

Når handleplanen er færdig, træffes der en afgørelse om, hvilke støtteforanstaltninger vi fagligt vurderer, er det bedste for barnet. En støtteforanstaltning kan eksempelvis være kontaktperson, psykologhjælp, aflastning eller anbringelse hos plejefamilie eller på døgninstitution. Er forældrene uenige i afgørelsen, har de mulighed for at klage. 

Handleplan tilpasses løbende 

Efter støtten er sat i gang, vil den løbende blive tilpasset barnets aktuelle behov. Ifølge loven skal vi senest vurdere støtteforanstaltningerne tre måneder efter, at de er iværksat og derefter hver sjette måned.

Barnets sag lukkes igen, når vi i fællesskab vurderer, at der ikke længere er brug for særlig støtte. En sag kan vare fra et par måneder til flere år.

Hvis du har forældremyndigheden over dit barn, har du en række rettigheder. De samme rettigheder gælder for unge over 15 år.

Ret til bisidder eller partsrepræsentant 

Du må tage en anden person med til møderne med forvaltningen. Det kaldes en bisidder og kan fx være en ven eller et familiemedlem. Bisidderen må støtte dig, men ikke tale på dine vegne.

Du kan også vælge at lade en anden tale din sag. Så deltager den anden i møder og træffer beslutninger på dine vegne eller sammen med dig. Det kaldes en partsrepræsentant. Du kan deltage på møder sammen med din partsrepræsentant, eller lade partsrepræsentanten deltage på dine vegne alene.

Ret til at blive hørt og få oplysninger om din egen sag

Du har som part i en sag som udgangspunkt ret til at få indsigt i din egen sag og få adgang til at læse oplysningerne om dig selv. Dette kaldes aktindsigt.

For at sikre dig den bedste mulighed for at varetage dine egne interesser, har du som udgangspunkt ret til at blive hørt ifht. de oplysninger, vi er i besiddelse af, inden der træffes afgørelse i din sag. Dette kaldes partshøring.

Kommunen har notatpligt. Det betyder, at når vi modtager oplysninger, der er af betydning for en sags afgørelse, skal oplysningerne skrives ned og gemmes som en del af sagen. Du har ret til at få adgang til oplysningerne ved at søge om aktindsigt. 

Hvis vi kender navnet på den person, der har henvendt sig med en bekymring for dit barn (en såkaldt underretning), har du som udgangspunkt ret til at få oplyst navnet, hvis den der underretter ikke er anonym. Og du har altid ret til at få at vide præcis, hvad bekymringen handler om. 

Det er kommunen, der har ansvaret for at undersøge din sag og for at indhente de oplysninger, som er nødvendige for at kunne træffe en korrekt afgørelse. Dette kaldes officialprincippet.

Ret til at klage

Du har ret til at klage over vores afgørelser. Vi har pligt til at fortælle dig, hvilke muligheder du har for at klage.

Ret til tolk

Hvis du ikke forstår tilstrækkeligt dansk, har du ret til tolkning under møderne. Fortæl os, hvis du har brug for tolk, så sørger vi for at bestille en.

Uden forældremyndighed over dit barn, har du ikke ret til at blive hørt, inden, der træffes afgørelser. Du har som udgangspunkt heller ikke ret til at klage over afgørelserne.

Hvis dit barn er anbragt, har du ret til at klage over afgørelser om dit samvær med barnet.

Du har ret til at få at vide, hvordan det går med dit barn, herunder ret til at få udleveret dokumenter om barnets forhold, fx en skoleudtalelse eller dokumenter fra social- og sundhedsvæsenet. Det gælder dog ikke, hvis vi vurderer, at det vil være til skade for barnet. 

Du har ret til at få udleveret det materiale i barnets sag, hvor dit navn eller din person er nævnt.