Vejen til den gode dialog

Den gode dialog mellem borger og myndighed er vigtig og er kendetegnet ved, at den foregår i et åbent og klart sprog og i et imødekommende og trygt miljø.

Læs på denne side hvilke rammer der er for dit møde med os.

Notat fra et møde og mulighed for besidder

I sager, hvor vi som myndighed skal træffe en afgørelse, gælder de almindelige regler om notatpligt. Det betyder, at vi efter et møde skriver et mødenotat, som vi sender til dig.

Du er også altid velkommen til at tage en bisidder med til et møde.

Begge dele bidrager til at kunne dokumentere sagen, hvis der bliver brug for det.

Regler for optagelse af kommunens medarbejdere

Som borger har du ikke krav på at optage eller dokumentere et møde med kommunens medarbejdere – hverken som foto, lyd eller video. Det gælder hverken møder i en af vores egne bygninger eller hjemme hos dig, hvis vi er på besigtigelse.

I nogle situationer er det dog muligt at kunne optage en samtale. Det gælder fx, hvis du på grund af personlige forhold kun kan følge med i og forstå sagsgangen eller sagens indhold, hvis samtalen optages.

Tilladelse til optagelse

Hvis du ønsker at optage et møde, skal du aftale det med os ved at kontakte den relevante afdeling i god tid inden mødet og fortælle, hvorfor du ønsker at kunne optage mødet.

Herefter vender vi tilbage og svarer, om det er muligt.

Som udgangspunkt vil det ikke blive tilladt at filme møder med forvaltningens ansatte, kun at optage lyd.

Dels er det vores vurdering, at et møde sagtens kan dokumenteres alene med lyd, dels vil vi undgå risikoen for, at filmoptagelser kan deles på diverse platforme og manipuleres, uden vi har haft mulighed for at imødegå dette.

Kriterier der indgår i vurderingen

Når vi skal vurdere, om en borger kan optage et møde, lægger vi bl.a. vægt på disse ting:

• Om borgeren har et særligt behov for at optage samtalen, herunder muligheden for at huske samtalens indhold og aftaler.
• Hensynet til det fremtidige samarbejde med borgeren.
• Borgerens mulighed for at have en bisidder med til mødet.
• Kan behovet for dokumentation klares på anden vis, fx med et grundigt mødenotat?
• At optagelsen kan have til formål at chikanere eller intimidere.

Databeskyttelsesforordningen

Vær opmærksom på, at hvis optagelsen benyttes til andet end rent personlige formål, skal databeskyttelsesreglerne om personoplysninger overholdes.

Vær ligeledes opmærksom på, at bl.a. en stemme også er en personoplysning.