Udbud i kommunen

https://www.ethics.dk/ethics/eo#/Rudersdal/

Rudersdal Kommune udbyder anlægsarbejder for cykelsti langs Hørsholm Kongevej.

Projektet udbydes som offentligt udbud uden prækvalifikation.

Læs om konkurrencevilkår offentliggjort på TED-databasen

Hent udbudsmaterialet

Indkøbspolitikken i Rudersdal Kommune er blevet godkendt af Kommunalbestyrelsen den 4. september 2024.

Du kan læse politikken her: Rudersdal Kommunes indkøbspolitik 2024-2026

Her kan du finde: Rudersdal Kommunes arbejdsklausul

Rudersdal kommune har to centrale udbudsafdelinger:

• en indkøbsenhed som har ansvaret for kommunens fælles indkøbsaftaler af varer og tjenesteydelser samt kommunens e-handelssystem

          samt

• en ejendomsenhed, som er ansvarlige for Rudersdal Kommunes udbud vedrørende kommunens ejendomsportefølje

Herudover foretages der en række udbud/konkurrenceudsættelser i de enkelte fagområder. Kendetegnede for disse udbud er, at kontrakterne primært har relevans for det pågældende fagområde.

Der er i udbudslovgivningen fastsat regler for, hvorledes udbud/konkurrenceudsættelse skal gennemføres og offentliggøres. F.eks. vil nogle udbud blive annonceret på kommunens hjemmeside https://www.rudersdal.dk/udbud, nogle udbud offentliggøres via en udbudsbekendtgørelse, som sendes til Europa-Kommissionens publikationskontor og andre gange indhenter Rudersdal Kommune tilbud direkte hos udvalgte leverandører.

Rudersdal Kommune anvender udbudssystemet Ethics til at gennemføre udbud.

Spørgsmål til systemet kan rettes til systemleverandøren Mercell her: kontakt

Rudersdal Kommune anvender e-handelssystemet Tellis. For alle varer, der af kommunen handles i Tellis, gælder det, at leverandøren skal stille et e-katalog til rådighed for kommunen.

Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune har vedtaget en indkøbspolitik. Formålet med indkøbspolitikken er at:

1. Understøtte Rudersdals klimahandlingsplan og bidrage til, at kommunen går forrest i den grønne omstilling. 

2. Sikre at kommunens indkøb bidrager til en sund og robust økonomi, således at kommunens kerneopgaver løses bedst muligt og mest effektivt. 

3. Sikre at kommunens indkøb konkurrenceudsættes, og at der handles på markedsmæssige vilkår ved at ind­hente tilbud fra private, når det er relevant.

Indkøbspolitikken gælder for perioden 2024 – 2026, og kan findes her   

Rudersdal Kommune har også en arbejdsklausul, som pålægger leverandørerne forpligtelser ift. løn- og ansættelsesvilkår. Arbejdsklausulen kan findes her: link

Særlig information til fritvalgsleverandører af kropsbårne hjælpemidler efter servicelovens § 112

I henhold til servicelovens § 112 har borgere frit leverandørvalg i forbindelse med køb af kropsbårne hjælpemidler. I Rudersdal Kommune får borgere, der vurderes af have behov for et hjælpemiddel, en bevilling, og kan med den i hånden selv vælge leverandør af det bevilgede hjælpemiddel. På en lang række områder, herunder bl.a. stomi, urologi, diabetes, ortoser, parykker, brystproteser, kompressionshjælpemidler og ortopædisk fodtøj og fodindlæg indgår Rudersdal Kommune ikke leverandøraftaler, men gennemfører i stedet prisindhentninger med henblik på at tilvejebringe et udgangspunkt for et bevillingsgrundlag. 

Kommunen har derfor udarbejdet nogle retningslinjer for alle de leverandører, som leverer kropsbårne hjælpemidler til borgere med bevilling. 

Borgernes køb fra de respektive leverandører er at betragte som forbrugerkøb, der er omfattet af en række beskyttelsespræceptive regler i bl.a. lov om køb (købeloven), lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014 med senere ændringer. Købelovens bestemmelser skal derfor overholdes iht. gældende ret.

Rudersdal Kommune bevilger altid det bedst egnede og billigste hjælpemiddel på baggrund af en konkret og individuel vurdering af borgerens behov. Leverandøren skal anbefale hjælpemiddel på baggrund heraf, og sende prisoverslag til kommunens godkendelse. 

Borgeren kan altid benytte sig af det frie valg, og vælge et andet hjælpemiddel. Hvis borgerens valg er dyrere end det bevilgede, skal borgeren selv afholde udgiften for differencen. 

Bestillinger foretages af borger selv og altid på baggrund af en bevilling. Afregning sker med kommunen, se afsnit om fakturering nedenfor. Hvis en borger vælger et hjælpemiddel, der er dyrere end bevilget, eller borger af en anden grund ifalder en egenbetaling, skal borgerens egenbetaling afregnes direkte mellem borgeren og leverandøren og være fratrukket fakturaen til kommunen. 

Leverandører af hjælpemidler skal, i det omfang det er nødvendigt, samarbejde med kommunen for at understøtte borgernes rette bestilling, modtagelse og brug af hjælpemidler. På nogle områder kan der udstedes flerårige bevillinger, hvilket leverandørerne derfor forventes at kunne håndtere.

I udgangspunktet skal borgeren selv tage ud til leverandøren. Kommunen kan dog bevilge borgeren et hjemmebesøg af leverandøren i stedet, hvis borgeren ikke kan komme til leverandøren. Leverandøren forventes da at foretage opmåling m.v. i borgers hjem i stedet. Hjemmebesøg skal altid være godkendt af kommunen.

For at sikre, at borgerne får det rette hjælpemiddel, forventes leverandører i øvrigt at deltage konstruktivt i udredning og løsning af eventuelle konkrete eller generelle problemstillinger, der måtte opstå i løbet af perioden. 

Al kommunikation mellem leverandør og kommune samt mellem leverandør og borger, skal kunne foregå via sikker mail.

Leverandøren er ansvarlig for at sikre relevant digital tilgængelighed i forhold til kommunikation.

Samtidig forventes det, at leverandørerne kan kontaktes af borgerne indenfor normal åbningstid, hvis de har spørgsmål eller behov for hjælp i forhold til hjælpemidlerne.

Det bør tilstræbes, at al skriftlig informationsudveksling vedrørende produkterne kan findes på nettet i en form, som overholder retningslinjerne for tilgængeligt webindhold (WCAG) 2.0 AA. PDF-dokumenter bør overholde standarden for tilgængelig PDF/UA, så de overholder "Konklusionspapir om anvendelse af åbne standarder for software i det offentlige”. Kontakt evt. Digitaliseringsstyrelsen for råd og vejledning om tilgængelighed til hjemmesider og PDF: https://digst.dk/digital-service/webtilgaengelighed/

Kommunen har som myndighed en pligt til at sikre, at kommunens borgere modtager den hjælp og støtte, som de har behov for. Dette omfatter også en pligt til at revurdere borgernes bevillingerne om nødvendigt. Hvis en borger ikke længere kan modtage det produkt/hjælpemiddel, som vedkommende er bevilget, skal kommunen orienteres herom. Leverandørerne skal således hurtigst muligt orientere kommunen om enhver ændring i produktsammensætningen i leverancer til kommunens borgere. Erstatningsprodukter skal opfylde samme krav, som det udgåede produkt, både i forhold til egenskaber, kvalitet og pris, således at det kan rummes inden for det af kommunen fastsatte bevillingsbeløb. Hvis dette ikke er muligt, skal kommunen kontaktes med henblik på godkendelse af nyt produkt.

Da det er kommunen, der træffer afgørelse om, hvilket hjælpemiddel, borgeren bevilges, kan kommunen altid ændre borgeren bevilling.

Leverandørerne forventes på forespørgsel fra kommunen at fremsende en leveringsstatistik til brug for opgørelse af forbruget af de enkelte hjælpemidler. Statistikken leveres på kommuneniveau. 

Leverandører, som får kendskab til personoplysninger i forbindelse med udførelsen af deres erhverv, er forpligtede til at overholde gældende regler for behandling af persondata. 

I det omfang en leverandør opbevarer data om en eller flere borgere, forventes leverandøren at være behjælpelige med at overføre data/en oversigt over borgerens bevilling til en anden leverandør, hvis dette er nødvendigt for, at borgeren kan modtage sit hjælpemiddel fra en anden leverandør. Overleveringen skal ske i overensstemmelse med gældende regler for behandling af personoplysninger. Dette sker for at borgeren, uden unødigt besvær, kan blive flyttet til en anden leverandør. 

Oversigten skal som minimum indeholde: 

• Borgers navn
• Borgers CPR-nummer
• Borgers adresse
• De produkter borgeren er bevilget
• Dato for sidste bestilling 

I henhold til § 6 i bekendtgørelse nr. 1466 af 5. december 2023 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven skal en leverandør af bevilgede hjælpemidler sende sin faktura for hjælpemidlet til den bevilgende kommune. 

Leverandøren skal fakturere kommunen elektronisk, jf. bekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Betaling forfalder iht. Rudersdal Kommunes generelle betalingsregler 30 dage efter dennes fremsendelse af fyldestgørende elektroniske faktura.

Det skal tydeligt fremgå for hver borger nævnt ved navn og CPR-nummer: 

Leverancens art og mængde

• Betegnelse for de bestilte ydelser
• Produktnummer (producentens)
• Varenummer (leverandørens)
• UNSPSC koder
• Antal/mængde/omfang af ydelser
• Evt. gebyrer eller afgifter
• Stk. pris pr. produkt eks. moms
• Sum

• Angivelse af personfølsomme oplysninger: I ”ID” skrives ”1”, ”2” eller ”3” for at indikere sikkerhedsniveauet:

   

• Gruppe 1 niveau omfatter almindelige personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse, civilstand etc.

   

  • Gruppe 2 niveau omfatter følsomme oplysninger som race, religion, helbredsmæssige og seksuelle forhold etc. 

• Gruppe 3 niveau omfatter andre følsomme oplysninger som strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold 

Fakturaer skal endvidere på præcis og let forståelig og overskuelig vis oplyse følgende:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Henvisning til konkret bevilling med bevillingsdato
• Fakturanummer
• Leverandørens CVR-nr.
• Leverandørens navn og adresse
• Kontaktperson hos leverandøren vedr. den konkrete faktura: navn, tlf. nr. og e-mail
• Kommunens navn og adresse
• EAN-nummer
• Ordrenummer
• Perioden fakturaen omhandler (hvis relevant)
• Momsgrundlaget
• Gældende momssats
• Det momsbeløb, der skal betales

Leveringer forventes at ske frit leveret og på brugerens adresse. Det skal være muligt kunne skifte leveringsadresse til borgers sommerhus eller lign. i Danmark. 

Af hensyn til borgerne bør det tilstræbes, at ordren leveres samlet og indenfor 3 hverdage efter bestilling. Levering af kompressionshjælpemidler bør af hensyn til borgeren ske indenfor 10 arbejdsdage fra måltagningen.

Det forventes, at leverandøren kan håndtere akutte situationer, hvor borgere mangler produkter. 

Det forventes, at leverandørerne af hjælpemidler bevilget efter servicelovens    § 112 har personale, der er kvalificeret til at foretage opmålinger og vurdere borgerens behov. 

Personalet, som varetager den daglige betjening af borgerne, forventes endvidere at have det fornødne produktkendskab og faglig viden og skal kunne gøre sig forståelig på tydeligt dansk. Personalet forventes at optræde professionelt, hensynsfuldt og etisk korrekt over for alle borgere. I situationer, hvor leverandøren er i direkte borgerkontakt (f.eks. ved hjemmebesøg eller på plejecenter), ønskes det, at personalet kan identificere sig på en tydelig og let genkendelig måde over for borgeren. 

En række hjælpemidler kræver måltagning og evt. tilpasning til den enkelte borger. I de tilfælde er det leverandørens ansvar at sikre, at borgeren får udleveret et hjælpemiddel, der er tilpasset konkret og individuelt. Af hensyn til borgerne bør der være mulighed for, at måltagning foregår i lukkede rum, som er forsynet med en stol.

Opmålinger ønskes foretaget hurtigst muligt og senest 10 arbejdsdage efter bestilling, og hjemmebesøg 10-15 dage fra bestilling.

Særligt for kompressionshjælpemidler gælder det af hensyn til borgers ødemer, at borgere, der er bandageret, skal være bandageret, når de møder til opmåling. Alternativt skal ben være afvandet. Bandagisten skal oplyse borger herom. Opmåling bør så vidt muligt foretages om formiddagen. 

Ved konsultation af borger i forbindelse med måltagning eller ved udlevering af kompressionshjælpemidler, skal leverandøren oplyse borgeren grundigt og udførligt om, hvordan kompressionshjælpemidlet bedst påtages og vedligeholdes, herunder informationer om vask og tørring. Der skal medfølge en dansk brugsanvisning til det enkelte produkt. 

Nye bevillinger udstedes som udgangspunkt på standard kompressionshjælpemidler og efter princippet om bedst egnet og billigst. Der bevilges kun specialstrikkede kompressionshjælpemidler efter eksplicit ansøgning fra sundhedsfagligt personale i regionen eller kommunen. Det er dog muligt at ændre en bevilling fra standard til specialstrikket på baggrund af faglige begrundelser fra leverandøren. Såfremt leverandøren vurderer, at en borger har brug for kompressionshjælpemidler, der ligger ud over bevillingen, skal leverandøren kontakte kommunen for godkendelse. 

Såfremt der dernæst opstår behov for ændringer, efter bevillingen på det specialstrikkede kompressionshjælpemiddel er givet, skal leverandøren kontakte kommunen for godkendelse af disse ændringer. Dog er denne godkendelse af ændringer kun nødvendig, såfremt ændringerne ikke kan dækkes af den allerede bevilgede tilskudspris.

Ved konsultation af borger i forbindelse med afprøvning/måltagning eller ved udlevering af ortoser, skal leverandørerne oplyse grundigt og udførligt om, hvordan ortosen bedst påtages og anvendes, herunder informationer om kontraindikationer, rengøring og vedligeholdelse. Der skal medfølge en dansk brugsanvisning til det enkelte produkt. Dette informationsmateriale skal også fremgå af leverandørens hjemmeside.