Oplysninger om behandling af dine personoplysninger i Byplan

Når Rudersdal Kommune, Byplan, som myndighed modtager personoplysninger, skal vi oplyse om, hvordan vi behandler oplysningerne, hvem vi deler dem med mv., jvf. databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.

Vi har fokus på at beskytte de personoplysninger, vi behandler om borgerne. I det følgende kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Om håndteringen:

  • Rudersdal Kommune er den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

    Du kan kontakte os på:

    Rudersdal Kommune
    Øverødvej 2
    2840 Holte
    CVR-nummer: 29188378
    Telefon: 46 11 00 00
    Mail: ruderdal@rudersdal.dk

  • Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på nedenstående måder. Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

  • Formålet med vores behandling af dine oplysninger er at håndtere din henvendelse i henhold til de lovområder, som Byplan administrerer (se nedenfor) og besvare den som en del af vores myndighedsudøvelse.

    Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er art. 6, stk. 1, litra e, i GDPR og følger således af kommunens myndighedsrolle, som den beskrives i henholdsvis planlovens1 § 51, byggelovens2 § 16 C og/eller naturbeskyttelseslovens3 § 73. 

    1 Lovbekendtgørelse nr. 223 af 01.03.2024 om planlægning

    2 Lovbekendtgørelse nr. 1178 af 23.09.2016 Byggeloven med senere ændringer

    3 Lovbekendtgørelse nr. 1392 af 04.10.2022 om naturbeskyttelse med senere ændringer

  • Vi behandler som udgangspunkt følgende kategorier af personoplysninger om dig:

    • Almindelige personoplysninger (såsom navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
    • CPR-nr. (som vi indhenter, når vi sender digital post eller fysisk brev til dig).

    Vi behandler kun følsomme oplysninger om dig, hvis du selv, som en del af din henvendelse, har videregivet disse til os.

  • Som udgangspunkt stammer vores oplysninger om dig fra dig selv, da din henvendelse er startskuddet for vores sagsbehandling. Vi indhenter dit CPR-nr., hvis vi sender brev til dig via enten e-Boks eller som fysisk brev. Desuden benytter vi os af oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, såsom den digitale tingbog, det digitale kommunekort og BBR mv.

Modtagere af dine personoplysninger

  • Vi videregiver dine henvendelser og tilknyttede personoplysninger til hosten for Byplans ESDH-system (journaliseringssystem).

    Som udgangspunkt udstiller vi sagerne, og dermed din henvendelse med tilhørende almindelige personoplysninger, via Rudersdal Kommunes hjemmeside som et led i kommunens ønske om åbenhed i forvaltningen. Undtagelsen er de tilfælde, hvor dokumenterne indeholder følsomme oplysninger.

  • I visse tilfælde videregiver vi dine oplysninger som en del af sagsbehandlingen, det kan fx være ved klager over afgørelser. Modtagerne er typisk andre offentlige myndigheder, rådgivere, advokater m.fl.

  • I tilfælde af aktindsigtsanmodning vil vi, for at leve op til de forvaltningsretlige regler om aktindsigt (miljøoplysningsloven4, Forvaltningsloven5 og offentlighedsloven6), videregive oplysninger om dig i overensstemmelse med disse regler.

    4 Lovbekendtgørelse nr. 980 af 16.08.2017 om aktindsigt i miljøoplysninger
    5 Lovbekendtgørelse nr. 433 af 22.04.2014 Forvaltningsloven med senere ændringer
    6 Lovbekendtgørelse nr. 145 af 24.02.2020 om offentlighed i forvaltningen

  • Hvis du har klaget over et forhold, fremsender vi desuden din henvendelse og oplysninger til den påklagede som et led i vores sagsbehandling.

  • Rudersdal Kommune, Byplan behandler ikke dine oplysninger uden for Danmark, EU og EØS.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi bevarer dine oplysninger som en vedblivende del af Rudersdal Kommunes byggesagsarkiv.

Når vi har færdigbehandlet din henvendelse, afsluttes den sag, som dine oplysninger indgår i. Afhængende af arkivlovgivningen vil sagen efter en vis periode enten blive slettet eller overført til arkiv i overensstemmelse med slettefristerne i KL Emnesystematik.

Undtaget fra ovenstående er formløse henvendelser, der ikke afføder en individuel sagsoprettelse, ikke har betydning for en sag og hvis håndtering fra kommunal side alene har karakter af overordnet hjælp og vejledning uden administrativ sagsbehandling. Disse opbevares i 2 år og slettes derefter.  

Automatiske afgørelser

Byplan benytter sig ikke af automatiske afgørelser.

Dine rettigheder

  • Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig-  se mere nedenfor.

    Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder kan du kontakte din sagsbehandler eller kommunens databeskyttelsesrådgiver. 

  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.

  • Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.

  • Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de oplysninger vi behandler om dig. 

    Rudersdal Kommune kan dog ikke slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan f.eks. være offentlighedens regler om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.

  • Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.

    Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at Rudersdal Kommune bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.

  • Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.

    Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

  • Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

    Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk