Inspiration til rekruttering og tilknytning

Fleksible 15-timers vagter for bedre trivsel og større arbejdsglæde

På Dag- og Botilbud Gefion har indførelsen af 15-timers vagter vist sig at være en værdifuld tilgang, som har gjort det lettere at rekruttere og tilknytte personale. Oprindeligt udsprang initiativet af ønsket om at etablere mere stabile og forudsigelige rutiner for tilbuddets borgere, men det viste sig også at være en løsning på en udfordring, der opstod under coronapandemien.

Gefion er et specialtilbud til voksne over 18 år med autismespektrumsforstyrrelser. Tilbuddet har 130 medarbejdere og omfatter et botilbud med 28 boliger samt et dagtilbud med plads til 32 borgere.

Løsningen blev at tilbyde alle medarbejdere længere, sammenhængende vagter fra kl. 7 til kl. 22. Dette har resulteret i færre arbejdsdage for medarbejderne, som nu arbejder 13-14 dage på en fireugers vagtplan, hvoraf seks af dagene kan være op til 15-timers vagter. Initiativet blev først afprøvet i et enkelt hus for at evaluere effektiviteten, da det var afgørende, at medarbejderne kunne opretholde kvaliteten i støtten til borgerne gennem hele vagten. Det viste sig at fungere, og tilbuddet om 15-timers vagter blev udbredt til hele institutionen.

Bedre balance mellem arbejde og privatliv

Medarbejderne kan selv vælge, om de vil arbejde i 15-timers vagter, og muligheden har ikke kun øget arbejdsglæden, men også givet medarbejderne flere fridage til restitution og en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Ifølge Mikkel Stolbjerg Johansen hænger den øgede arbejdsglæde hos medarbejderne også sammen med, at initiativet har haft en mærkbar positiv indvirkning på borgertrivslen.

Antallet af ansøgere er tredoblet

Selvom initiativet har været en succes, er der stadig udfordringer, især med at dække vagter under sygdom. Sygefraværet er relativt højt som på de fleste døgninstitutioner, og da det kan være vanskeligt at finde afløsere til de lange vagter, bliver vagtplanen sårbar. Til trods for dette har Gefion oplevet en markant positiv respons på muligheden for 15-timers vagter, da antallet af ansøgninger til ledige stillinger i gennemsnit er tredoblet.

I fremtiden overvejer Gefion at indføre nye lokale aftaler for at give medarbejderne endnu større valgmuligheder vedrørende 15-timers vagter. Dette vil fortsat være en del af indsatsen for at skabe et arbejdsmiljø, der ikke kun tiltrækker, men også tilknytter kvalificeret personale og fremmer trivslen blandt både medarbejdere og borgere.

Indsigter

• 15-timers vagter giver medarbejderne flere sammenhængende frie dage til restitution og bedre balance mellem arbejde og privatliv.
• Stabile og forudsigelige rutiner med få skift i hverdagen har en positiv indvirkning på borgertrivslen og dermed også på arbejdsglæden.
• Udfordringer som sygefravær og dækning af vagter under sygdom er stadig relevante.
• Initiativet har øget tiltrækningskraften for ledige stillinger.
• Lokale aftaler om valgmuligheder vedrørende 15-timers vagter kan styrke arbejdsmiljøet og fastholde kvalificeret personale.

Læs mere om, hvorfor Rudersdal Kommune har valgt at afprøve 15-timers vagter, projektets positive indflydelse på medarbejderne samt hvad det kræver af både medarbejderne og lederne, hvis implementeringen skal blive en succes.

Indsigt i projektet med 15-timers vagter.

Tværfaglighed og fleksibilitet styrker medarbejdernes tilknytning til arbejdspladsen

Et vedvarende fokus på tværfaglighed i medarbejderstaben, fleksible arbejdsvilkår, kompetenceudvikling og medbestemmelse sikrer en lav personaleomsætning og stor tilknytning til arbejdspladsen på Dronninggårds Allé.

Boligerne Dronninggårds Allé er et botilbud med i alt 29 boliger til borgere over 18 år, som har psykosociale vanskeligheder. Der er tilknyttet 18 medarbejdere til tilbuddet. På Dronninggårds Allé har de med vicecenterchef Tina Bruun Olsens egne ord hverken udfordringer med at rekruttere eller tilknytte medarbejdere. Tværtimod får de mange kvalificerede ansøgninger, når de slår en stilling op - og det sker ikke særlig tit, for personaleomsætningen på Dronninggårds Allé er lav. 

Det tilskriver Tina Bruun Olsen en kombination af flere ting.

Fleksible vilkår, medbestemmelse og fokus på studerende

Derudover er fleksibilitet, medbestemmelse i tilrettelæggelsen af arbejdstid og en åben dialog om sygefravær vigtige greb i skabelsen af en positiv arbejdskultur, som medarbejderne har lyst til at blive i. 

Og så har Dronninggårds Allé lagt en særlig indsats i at tiltrække studerende som en del af en bredere strategi for at sikre fremtidig arbejdskraft – både ved at sørge for at de selv har lyst til at komme tilbage efter endt studie og at de går ud i deres netværk og anbefaler Dronninggårds Allé som arbejdsplads.

Indsigt

• Tænk faglighed bredt – også inden for velfærdsarbejde.
• Styrk kernefagligheden gennem (sidemands)oplæring og mentorordninger.
• Øg fleksibiliteten hvor muligt.
• Udnyt medarbejdernes særlige potentialer og interesser
  i opgavefordelingen.

Yderligere materiale til casen om tværfaglighed og fleksibilitet er på vej og vil blive lagt her på siden snarest.

Nyt koncept for en styrket seniorindsats

Rudersdal Kommune sætter fokus på udviklingen af en stærk seniorindsats. Kommunen tilbyder medarbejdere over 60 år skræddersyede løsninger for at tilknytte dem længere til arbejdsmarkedet.

Kommunale arbejdspladser landet over forventer, at det i de kommende år kun bliver vanskeligere at rekruttere medarbejdere til især de store velfærdsområder. Det gælder også for Rudersdal Kommune. En af løsningerne kan være at sørge for, at seniormedarbejdere har lyst til og mulighed for at blive lidt længere på arbejdsmarkedet.

Derfor blev Rudersdal Kommune for et år siden en del af Seniorpartnerskabet, hvor indtil videre 43 kommuner sammen med Kommunernes Landsforening og Forhandlingsfællesskabet arbejder med at udvikle løsninger, der skal styrke den kommunale seniorindsats.

Monia Brøgger-Stoltz, fællestillidsrepræsentant for FOA og medarbejderrepræsentant i HovedMED, samt Lene Lilja Petersen, områdechef i Social Indsats, har deltaget i arbejdet på vegne af Rudersdal Kommune.

Koncept for seniorsamtaler populært blandt medarbejdere

Samarbejdet har bl.a. resulteret i et koncept for afholdelse af seniorsamtaler, som det er planen, at alle medarbejdere over 60 år i Rudersdal Kommune fremover skal tilbydes som erstatning for en MUS-samtale. Seniorsamtalen skal sætte ord på, hvordan et seniorarbejdsliv kan se ud for den enkelte medarbejder, og hvilke konkrete aftaler der skal til, for at medarbejderen har lyst til at blive – herunder også muligheden for at beholde sit fulde pensionsbidrag, selvom man går ned i tid.

Udviklingen og implementeringen af konceptet er stadig i sin indledende fase, men erfaringerne er indtil videre positive.

Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune har netop vedtaget et forslag om at iværksætte en målrettet indsats for både at rekruttere og tilknytte seniorer, som bl.a. omfatter udbredelsen af seniorsamtaler til resten af kommunen.

Indsigt

• Mange medarbejdere tager imod tilbuddet om
  seniorsamtaler, hvis de får muligheden.
• Seniormedarbejdere efterspørger ofte ting, som
  ikke nødvendigvis kræver den store økonomi – fx
  øget fleksibilitet eller ændringer i arbejdsopgaver.
• Det skal være ok, at medarbejderne har forskellige
  aftaler, fordi de har forskellige behov. Det er blot
  vigtigt at italesætte hvorfor.

Nedenfor kan indhentes kvalitative observationer, der er foretaget i forbindelse med seniorsamtaler. Observationerne danner både et indblik i, hvad der udfordrer seniorerne i deres arbejdsliv - men også, hvad der motiverer seniorerne, og hvilke erfaringer, der er gjort på baggrund af konceptet.

Læs desuden mere om Seniorpartnerskabet på Viden på Tværs' hjemmesiden, hvor der bl.a. kan indsamles et inspirationskatalog, kommunikationsmaterialer og en håndbog til seniorindsatsen.

Erfaringer fra seniorsamtaler.

Mere indhold om Seniorpartnerskabet (Viden på Tværs).

Fleksibel arbejdstidsaftale sikrer medindflydelse

Mere fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden i daginstitutionerne giver medarbejderne mere medbestemmelse og kan sænke mængden af overarbejde og afspadsering.

300 arbejdstimer den ene måned – 100 timer den næste. Sådan kan to måneder se ud for en pædagog i daginstitutionerne med den nye arbejdstidsaftale mellem BUPL, FOA og Rudersdal Kommune. Aftalen indebærer helt konkret, at det pædagogiske personale nu kan afvikle deres plus- og minustimer henover hele året i stedet for som tidligere, hvor timerne skulle afvikles inden månedens udgang. Det betyder, at kommunens pædagogiske personale har mulighed for at spare flere timer sammen til samlet afvikling.

Der er godt 250 fuldtidsansatte pædagoger og ca. 3.000 børn i Rudersdal Kommunes dagtilbud og selvejende institutioner. 

Mulighed for at prøve nye ting af

Hvordan den nye fleksible årsnormering konkret implementeres er i høj grad op til medarbejderne og ledelsen på de lokale institutioner. Der er ikke én overordnet ensretning. Derfor er der mulighed for at prøve nye ting af.

I det hele taget skal den fleksible årsnormering komme både medarbejdere, ledelse og i sidste ende børnene til gode.

Arbejdskulturen skal ses efter i sømmene 

Der er dog udfordringer. Netop fordi den fleksible arbejdstid skal komme både ledere og medarbejdere til gavn, er der behov for at kigge på den klassiske arbejdskultur. Her har det fx været normen for mange deltidsansatte, at de møder tidligt og går tidligt. Men det kan ikke længere være hugget i sten.

Nyt digitalt system kræver øvelse 

Og så er der det med registrering og planlægning af arbejdstiden. Det har krævet implementeringen af et nyt digitalt system. Noget, som området stadig bakser med.

Aftalen trådte i kraft i 2022, og der arbejdes stadig lokalt med måder at udnytte aftalens fleksibilitet fuldt ud, mens der er fokus på erfaringsdeling på området, hvor de forskellige prøvehandlinger løbende drøftes og udvikles.

Indsigter

• Fleksibilitet skal gå begge veje for at blive en gevinst.
• Mulighed for lokale prøvehandlinger, ingen universel model.
• Nyt digitalt system kan forsinke følelsen af positiv forandring.

Læs i nedenstående pressemeddelelse, hvordan den nye arbejdstidsaftale sikrer pædagogisk personale i Rudersdal Kommune medindflydelse og fleksibilitet.

Pædagogisk personale i Rudersdal sikres mere medindflydelse og fleksibilitet (Via Ritzau).

Spireordning har givet første ansættelse

Med flere og flere plejekrævende ældre og faldende optag på en række velfærdsuddannelser står landets plejehjem over for større og større udfordringer og et ønske om andre løsninger. En løsning er at gøre unge interesserede, også før de vælger
uddannelsesvej.

Kortspil, gåture, livlige samtaler. Det er noget af dét, som spireordningen på Plejecenter Sjælsø har ført med sig. Plejecenter Sjælsø har 250 medarbejdere og huser i gennemsnit 14 beboere i et bo-afsnit. I den nye spireordning har 15-17-årige unge mennesker arbejdet på plejecentret. De har ikke taget del i plejen af borgere, men de har gjort alt dét, som plejepersonalet ikke har tid til i en travl hverdag.

Eftertragtet blandt de unge

Det er eftertragtet at blive plejecenterspire. Lige nu er der 6-7 på venteliste, og plejecenteret får omkring 11 ansøgere, hver gang de søger. Målet med spireordningen er at vise unge mennesker, at der er meget arbejdsglæde forbundet med arbejdet på et plejecenter. 

Ligesom den øvrige sundheds- og plejesektor står plejecentrene over for rekrutteringsudfordringer, men spireordningen har allerede givet gevinst.

Der har dog også været udfordringer forbundet med spireordningen.

Indsigter

• Spireordningen er populær både blandt unge mennesker og de ældre borgere.
• Spireordningen har ført til første ansættelse og giver nyt blik på plejearbejde.
• Der er et ekstra arbejde for ledelsen i forbindelse med ansættelse af nye spirer.

Emilie var én af de første fritidsjobbere på Plejecenter Sjælsø i Birkerød. Hør Emilie fortælle om fritidsjobbet, og hvordan det har givet hende nogle tætte relationer til beboerne, i artiklen og videoen herunder.

Unge skaber liv og glæde på plejecentrene.

Fordybelsestid øger fagligheden

Mere tid til fordybelse og udvikling af egen faglighed har både direkte og indirekte effekt. Borgerne mærker det i dagligdagen, kollegerne efterspørger at blive en del af projektet, og sygefraværet falder.

Projektet ’Frihed i faglighed’ har allerede øget fagligheden i hjemmeplejedistrikt Trørød, som har afprøvet konceptet. Distrikt Trørød har 80 medarbejdere ansat og yder pleje for ca. 400 borgere i alt. Projektet går kort sagt ud på at frigive 2-3 timer om ugen til personalet i hjemmeplejen, som de kan bruge til både faglig fordybelse, sparring og restitution. Målet er at mindske sygefraværet og øge fagligheden.

De medarbejdere, der har været en del af projektet, har taget rigtig godt imod det. Og tiden bliver udnyttet.

Langtidsfravær er en udfordring

Faktisk har personalet taget så godt imod projektet, at flere har udtrykt ønske om at blive en del af det. Men projektet er også stødt på bump på vejen.

Men projektet er ikke dødt.

Projektet kørte i første omgang i et år, men er blevet forlænget
til udgangen af 2024.

Indsigt

• Tid til faglig fordybelse og genopladning gør positiv forskel for medarbejderne.
• Flere medarbejdere er interesserede i at komme med i projektet.
• Stor udskiftning i medarbejdergruppen besværliggør projektet.

Social- og Sundhedsudvalget godkendte den 11. januar 2023 pilotprojektet ”Frihed i faglighed”. 

Med "Frihed i faglighed" får medarbejderen frihed til at disponere over et antal timer om ugen til enten kompetenceudvikling eller restitution. Forudsætningen for at have denne frihed er, at medarbejderne dækker eventuelt sygefravær først.

Læs hvordan pilotprojektet er blevet politisk behandlet i Social- og sundhedsudvalget nedenfor. 

"Frihed i faglighed" - forsøg med fleksibel arbejdstilrettelæggelse i hjemmeplejen

Forlængelse af prøveperioden for pilotprojektet

Længere vagter skaber værdi for både beboere og medarbejdere

I snart et år har fem teams i botilbuddet Rude Skov arbejdet med et projekt om længere vagter og færre weekendvagter. Selv om erfaringerne er positive, bliver projektet ikke udbredt til andre arbejdspladser, og det er der gode grunde til.

Projektet ’Fremtid med fuldtid’ er et projekt under Kommunernes Landsforening og Forhandlingsfællesskabet. I Rudersdal Kommune har der været arbejdet med det ad flere omgange frem til juni 2023 - blandt andet i form af fem workshops, hvor ledere, medarbejdere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og vagtplanlæggere fra Boligerne Rude Skov har deltaget. Formålet var både at identificere barrierer for at gå op i tid og at undersøge, hvilke gevinster der kan hentes, hvis flere medarbejdere har længere vagter eller arbejder på fuld tid.

Boligerne Rude Skov består af Plejecenter Rude Skov, der er et plejecenter til demente borgere, og Botilbud Rude Skov, der er et botilbud til borgere over 18 år med multiple handicap, udviklingshæmning eller et særligt behov for struktur i hverdagen. Boligerne Rude Skov omfatter ca. 230 medarbejdere.

Stor forskel på plejecenter og botilbud

Siden efteråret 2023 har fem teams i botilbuddet og tre medarbejdere i plejecenteret afprøvet en model, hvor medarbejderne har op til 15 timers vagter og færre weekendvagter, hvilket i praksis har været en weekendvagt hver tredje eller fjerde weekend.

Til gengæld er medarbejderne i botilbuddet glade for de længere vagter, og derfor er denne ændring kommet for at blive.

Hun tilføjer, at mange medarbejdere er glade for deres nuværende vagtskema, som giver en god balance mellem privat- og arbejdsliv og samtidig bedre muligheder for at arbejde med relationerne.

Længere vagter er forbundet med dilemmaer 

Projektet viser, at der er en række dilemmaer, når medarbejdere går op i tid. På den ene side sætter medarbejderne pris på de lange vagter, der giver dem større fleksibilitet og forudsigelighed og bedre tid til at løse opgaver i løbet af hverdagen. På den anden side giver de lange vagter også udfordringer, når vagtplanerne skal gå op. Og så øger de lange vagter nødvendigheden af ledelsesmæssig opmærksomhed. Medarbejderne i bostederne er meget opmærksomme på beboernes behov, men de glemmer ofte deres egne. Lange vagter er i sagens natur mere udmattende end korte, og lederne er derfor nødt til i særlig grad at sikre, at medarbejderne også får holdt pauser. Det er i høj grad sket i et samarbejde med lokalMED og
arbejdsmiljørepræsentanten.

De lange vagter opleves i botilbuddet som en gevinst både for beboere, pårørende og medarbejdere.

Indsigt

• Brug tid på udvikling og inddragelse.
• Hav tydelige rammer og afstem forventninger grundigt før evt. skalering.
• Basér processen på frivillighed.
• Vær opmærksom på afledte konsekvenser, fx fysiske rammer, pausekultur og større udfordringer ved tjenesteplanlægning.
• Effekt for trivsel og sygefravær.
• Synlig ledelse og tilstedeværelse.
• Afklare hvad de faglige organisationer vil være med til.

Med projektet er effekten af længere vagter og færre weekendvagter blevet afprøvet. Prøvehandlingen er løbende blevet observeret gennem kvalitative- og kvantitative undersøgelser. 

Nedenfor dannes en indsigt i de observerede data og styregruppens imødekommende implementeringer samt hvilke fordele og ulemper, der kan identificeres med projektet.

Erfaringer fra projektet med længere vagter ved Botilbud- og Plejecenter Rude Skov.

Fleksibilitet og tillid tager toppen af sygefraværet

Åbenhed og en grundlæggende diskussion om, hvilken arbejdsplads man vil være en del af, har gødet jorden for at diskutere et ellers tabubelagt emne om sygefravær. Konkrete data kvalificerer samtalerne, styrker nysgerrigheden og øger nærværet.

Da Rudersdal Kommune inviterede en række plejecentre og botilbud til et workshopforløb med fokus på at nedbringe sygefravær, var Charlotte Buchwald, Centerchef på Plejecenter Sjælsø, ikke i tvivl.

Forløbet havde den ønskede effekt, da de to afdelinger på plejecenteret
fik nedbragt sygefraværet med henholdsvis 29 og 23 procent på et år.

Plejecenter Sjælsø har ca. 240 fastansatte medarbejdere og knap 90 plejeboliger, der spænder fra almindelige plejeboliger, boliger i leve-bo-miljøer til boliger særligt indrettet til borgere med en demenssygdom. Der bor i alt 140 borgere på Plejecenter Sjælsø.

Sygefravær som et fælles anliggende

Workshopforløbet tog sit afsæt i kommunens sygefraværspolitik og en grundlæggende antagelse om, at sygefravær er et fælles anliggende.

Netop fordi udgangspunktet er, at alle – både ledere og medarbejdere - har et fælles ansvar for sygefraværet, har det været afgørende, at både centerchef, daglig leder og TRIO’en deltog sammen i forløbet. 

Forløbet omfatter fire halvdagsworkshops og et lokalt dialogmøde, hvor medarbejderne på den enkelte arbejdsplads bliver inddraget: Hvad fylder for dem? Hvad ser de som årsag til
sygefravær? Hvilke input har de til at forebygge sygefravær?

Fokus på hvordan man taler om sygefravær

Afdelingsleder Mia Arnesen var med på det andet hold fra Plejecenter Sjælsø, som takkede ja til at deltage i workshopforløbet. Mellem hver af de fire workshopdage arbejdede deltagerne med sygefraværet på forskellige måder lokalt. Mia Arnesen og hendes kolleger tog fat på at undersøge, hvordan det i en travl hverdag kunne lade sig gøre at få talt om sygefravær på en god måde.

Nyt datagrundlag skaber bedre overblik

Tidligere opgjorde Rudersdal Kommune sygefraværet i procent pr. år. I dag bliver det i stedet opgjort som antal sygedage og viser fordelingen på kort- og langtidssygefravær samt udviklingen det seneste år på den enkelte arbejdsplads.

Hver arbejdsplads har også et lokalt mål for det kommende år, som er opstillet på baggrund af arbejdspladsens sygefravær de seneste to år.

I hendes afdeling blev den månedlige opgørelse af sygefraværet som et forsøg printet ud og hængt op på en opslagstavle. Men efter en måneds tid meldte medarbejderne tilbage, at de ikke behøvede den form for synliggørelse. Derimod er sygefravær blevet en fast del at det, der tales om til personalemøder. Ifølge sygefraværskoordinator Bente Strøier er det ikke kun Plejecenter Sjælsø, som har oplevet et markant fald i sygefraværet. Det gør sig også gældende for flere af de øvrige arbejdspladser, som har været afsted på workshopforløbet.

Indsigter

• Giv tid til i fællesskab at tale om årsager til sygefravær, og om hvordan der udvikles en nærværskultur.
• Skab et datagrundlag, der muliggør mere kvalificerede analyser, fx om sammenhæng mellem sygefravær og udfordringer i dagligdagen.
• Gør samtalen om sygefravær til en naturlig del af personalemøderne.
• Sæt klare mål for nedbringelse af sygefraværet.
• Involvér medarbejderne i hele processen.

Kilde: Forkortet udgave af Pernille Søndergaards artikel
’Fleksibilitet og tillid har taget toppen af sygefraværet’ fra
Viden på Tværs den 26. februar 2024.

Læs mere om hvordan åbenhed for at tale om sygefravær og et nysgerrigt fokus på sygefraværsdata giver øget nærvær på Plejecenter Sjælsø. Læs hvordan kollegerne står i kø for at hjælpe, og hvordan fleksibiliteten har bredt sig til resten af plejecenteret.

Forebyggelse af sygefravær (VPT - Viden på Tværs).